Wszystko, co musisz wiedzieć o udostępnianiu plików dla biznesu, od metod transferu do strategii i narzędzi służących zachowaniu bezpieczeństwa

Do tej pory większość firm zrezygnowała z papieru na rzecz plików cyfrowych, wykorzystując w maksymalnym stopniu pamięć masową bez papieru i bardziej efektywny przepływ pracy. Udostępnianie plików ma jednak swoje wady: łatwo jest zgubić wiele wersji dokumentów, podczas gdy środki bezpieczeństwa są często mniej niż idealne, co może stanowić zagrożenie dla poufnych danych.

W tym artykule zastanowimy się, w jaki sposób zapewnić bezpieczeństwo wymiany plików i łatwość obsługi w celu zwiększenia wydajności wśród nowoczesnych pracowników.

Dlaczego bezpieczeństwo udostępniania plików jest ważne dla biznesu?
W ostatnich latach pojawiła się rosnąca tendencja, ponieważ tysiąclecia zmieniły oczekiwania co do tego, jakie powinno być miejsce pracy. Jeszcze przed Covid-19, szacunkowo 43% amerykańskich pracowników regularnie pracuje na odległość.

Ze względu na przymusową pracę domową spowodowaną pandemią Covid-19, zdalne miejsce pracy szybko stało się niezbędne dla dalszego efektywnego funkcjonowania przedsiębiorstw. W wielu przypadkach pokazało to, że praca zdalna staje się powszechnie stosowana, zmieniając postrzeganie tego, co oznacza działanie w nowoczesnym miejscu pracy.

Jednym z głównych powodów tak skutecznej transformacji sejsmicznej jest poziom dostępnej technologii ułatwiającej te zmiany. Wideokonferencje i udostępnianie plików oznaczają, że dyskusje w czasie rzeczywistym mogą odbywać się niezależnie od tego, kto jest fizycznie w biurze, co zmniejsza koszty dla firmy i daje pracownikom więcej swobody w kształtowaniu równowagi między pracą a życiem prywatnym, prowadząc do poprawy samopoczucia i produktywności.

Jednak szybkie zmiany mogą często prowadzić do nowych lub zwiększonych zagrożeń dla bezpieczeństwa. Na przykład, istnieje znacznie większa szansa, że pliki będą dostępne na niezabezpieczonych urządzeniach osobistych lub zostaną utracone lub skradzione. W obu przypadkach może dojść do naruszenia danych, co może zaszkodzić relacjom firmy z klientami i partnerami.

Rodzaje udostępniania plików
Pamięć USB
Fizyczne dyski mogą być dobrą opcją dla dużych plików, ale proces przesyłania ich w trybie offline może być zakończony tylko na jednym urządzeniu naraz, a urządzenie USB nie posiada zapisu, do których urządzeń dane zostały przesłane. Opcja fizycznego przechowywania danych wiąże się również z innym ryzykiem - że samo urządzenie może zostać umieszczone w niewłaściwym miejscu, skradzione lub uszkodzone, co spowoduje, że dane będą nieodwracalne.

To również może być kosztowny błąd. W 2018 r. lotnisko Heathrow w Wielkiej Brytanii zostało ukarane grzywną w wysokości 120.000 funtów, po tym jak jedna z osób znalazła błędnie umieszczoną pamięć USB zawierającą poufne informacje.

Email
W swojej najprostszej formie, załączniki do poczty elektronicznej są formą udostępniania plików. Często istnieją ograniczenia wielkości plików, które mogą uczynić tę metodę nieefektywną. Co gorsza, jeśli dokument jest udostępniany, wiele wątków zawierających różne wersje tego samego dokumentu może prowadzić do zamieszania i błędnego umiejscowienia plików.

Poczta elektroniczna jest również powszechnym celem cyberprzestępców. Bez skutecznego zabezpieczenia punktów końcowych, udostępnianie plików za pośrednictwem poczty elektronicznej może prowadzić do naruszenia danych.

FTP
Protokół FTP (File Transfer Protocol) to prosty i skuteczny sposób na przesyłanie dużych plików, takich jak archiwa. Nie jest on jednak bardzo dynamiczny i nie nadaje się do zarządzania dokumentami współpracującymi.

P2P
Udostępnianie plików w systemie peer to peer (P2P) może nadal cieszyć się podejrzaną reputacją ze względu na powiązania z piractwem muzycznym, ale format ten jest w rzeczywistości bardzo bezpieczną metodą udostępniania prywatnych plików w ramach grupy. Zamiast używać centralnego serwera, transfer plików P2P jest dzielony pomiędzy połączeniami sieciowymi małej grupy. Dzięki temu pliki pozostają prywatne, ale często mogą być powolne i nie są przydatne w projektach współpracy.

Cloud
Usługi w chmurze hostują pliki w centralnym repozytorium, z którego inni użytkownicy mogą uzyskać do nich dostęp. Podczas gdy są one hostowane przez stronę trzecią, uprawnienia dostępu mogą być kontrolowane w celu ochrony dokumentów.

Narzędzia współpracy dokumentowej
Hosting stron trzecich pozwala na znacznie więcej niż tylko przechowywanie i łatwość dostępu. Dzięki centralnemu hostingowi dokumentów projektu, wielu użytkowników może pracować w tym samym pliku jednocześnie. Ten rodzaj współdzielonego dostępu oznacza, że prawdziwa współpraca jest możliwa z wielu urządzeń i zdalnych lokalizacji.

Korzyści płynące z narzędzi wymiany plików dla biznesu
Podczas gdy załączniki poczty elektronicznej i pamięć USB są normą od wielu lat, cyfrowa transformacja miejsc pracy uwypukliła wady tych metod udostępniania plików. Usługi w chmurze i platformy zarządzania projektami pomagają sprostać tym wyzwaniom. Te narzędzia do udostępniania plików pomagają zwiększyć bezpieczeństwo i produktywność, a wiele z nich dostarcza użytecznych funkcji, takich jak: 

Umożliwienie jednoczesnej współpracy wielu użytkowników nad tym samym dokumentem
Bezpieczny transfer plików
Dostęp w chmurze do najnowszych wersji dokumentów.
Zarządzanie projektami i współpraca
Podczas gdy praca mobilna cieszy się popularnością, jednym z głównych powodów, dla których przedsiębiorstwa obawiają się jej szerszego wykorzystania, są ograniczenia w skutecznej komunikacji, co szczególnie utrudnia realizację projektów. Podczas gdy współpraca w czasie rzeczywistym ma zasadnicze znaczenie dla powodzenia projektu, skuteczny system wymiany plików może wypełnić lukę fizyczną, umożliwiając skuteczne prowadzenie kampanii z wieloma zainteresowanymi stronami.

Bezpieczeństwo
Operacyjne udostępnianie plików zapewnia korzyści bezpieczeństwa w porównaniu z alternatywą wysyłania dokumentów tam i z powrotem za pośrednictwem poczty elektronicznej. Posiadanie centralnej wersji oznacza, że dokumenty nie mogą zostać przypadkowo usunięte lub utracone. Różne poziomy dostępu dają kontrolę nad tym, kto jest w stanie zobaczyć lub wejść w interakcję z danym plikiem, a szyfrowanie może chronić poufne dokumenty przed przechwyceniem.

Zautomatyzowane synchronizowanie i tworzenie kopii zapasowych
Platforma udostępniania plików w chmurze pomoże zarządzać tysiącami różnych plików, organizując je w centralnych lokalizacjach, automatycznie tworząc kopie zapasowe i rewizje dokumentów w przypadku konieczności cofnięcia ich do wcześniejszej wersji. Oznacza to, że każdy zainteresowany ma dostęp do najnowszej wersji plików, niezależnie od tego, gdzie się znajdują i z jakiego urządzenia korzysta.

Jak zapewnić bezpieczeństwo udostępniania plików
Pomimo wielu korzyści płynących z bezpiecznego udostępniania plików w biznesie, udostępnianie danych i plików online zawsze wiąże się z pewnym ryzykiem. Z tego powodu narzędzia wymiany plików nie powinny być wykorzystywane w oderwaniu i powinny być zintegrowane z istniejącą całościową strategią bezpieczeństwa.

Użyj VPN
Wirtualna sieć prywatna (VPN) od dawna jest zalecanym środkiem bezpieczeństwa do ochrony danych biznesowych. W związku z tym, że dostęp do plików odbywa się bardziej niż kiedykolwiek poza tradycyjnym fizycznym biurem, sieć VPN jest obecnie niezbędna do ochrony plików przed przechwyceniem w przypadku dostępu do nich w sieciach publicznych lub niezabezpieczonych.

Po prostu, VPN działa jak tunel, szyfrując i ukrywając przesyłane dane. Oznacza to, że osoby trzecie nie są w stanie przechwycić danych, a nawet gdyby to zrobiły, byłyby one zaszyfrowane i bezużyteczne.

Utworzenie sieci VPN dla użytkowników pracujących zdalnie zapewni bezpieczne udostępnianie plików pomiędzy wirtualnymi przestrzeniami biurowymi. Można z tego korzystać oprócz wszelkiego rodzaju szyfrowania typu end-to-end oferowanego przez usługi udostępniania plików, dodając kolejną warstwę zabezpieczeń do udostępnianych plików.

Menadżer haseł
Podstawową mantrą bezpieczeństwa jest to, że silne hasła są niezbędne do skutecznego zabezpieczenia. Pozostaje to prawdą, ale jest to trudne dla policji, zwłaszcza jeśli personel pracuje z urządzeń osobistych. Sama liczba haseł, które muszą być zapamiętane, może prowadzić do tego, że użytkownicy będą wybierać między wygodą a bezpieczeństwem i używać uproszczonych haseł lub powtarzać je na kontach.

Można tego łatwo uniknąć, udostępniając narzędzie do zarządzania hasłami. Narzędzia te zapamiętują wszystkie hasła użytkownika, co oznacza, że muszą zapamiętać tylko jedno z nich dla narzędzia menedżera. W przypadku konta biznesowego, można również ustawić uprawnienia dla haseł wspólnych. Co więcej, wiele menedżerów haseł będzie automatycznie generować nowe, bezpieczne hasła, ułatwiając użytkownikom pozostanie bezpiecznymi na każdym urządzeniu. 

2-FA/MFA
Uwierzytelnianie dwuczynnikowe (2-FA) jest użytecznym narzędziem zapewniającym ochronę dostępu do danych, ponieważ użytkownicy są zobowiązani do zweryfikowania swojej tożsamości w inny sposób niż za pomocą zwykłego hasła. Na przykład, użytkownik musiałby podać unikalny kod wraz z nazwą użytkownika i hasłem, aby zalogować się do wspólnej sieci. Kod ten mógłby zostać wysłany na oddzielne urządzenie przenośne lub konto poczty elektronicznej, co oznacza, że nawet jeśli hasło zostałoby uzyskane przez cyberprzestępców, to i tak nie mogliby oni uzyskać dostępu do sieci.

Uwierzytelnianie wieloczynnikowe opiera się na tej samej zasadzie co 2-FA, ale może obejmować dodatkowe etapy autoryzacji. Może to być w formie numeru PIN lub identyfikatora biometrycznego, takiego jak odcisk palca lub rozpoznawanie twarzy.

Dalsze czytanie: Jak korzystać z uwierzytelniania wieloczynnikowego dla bezpieczniejszych aplikacji

Ograniczenie uprawnień dostępu
Prostym, ale często pomijanym środkiem jest regularna ocena i aktualizacja uprawnień dostępu do plików i folderów. Użytkownicy powinni mieć dostęp tylko do tych plików, które są im potrzebne do wykonywania ich pracy. Może to być podzielone według działów, stażu pracy lub indywidualnie. Dzięki ograniczeniu uprawnień, szanse na nielegalny dostęp do plików są natychmiast zmniejszane po prostu poprzez posiadanie mniejszej liczby kont, które mogą je przeglądać.

Nie jest to zadanie jednorazowe i powinno stać się nawykiem w ramach sezonowych procesów bezpieczeństwa. Rotacja personelu i zmiany w planach kampanii to tylko dwa powody, dla których zezwolenia mogą wymagać zmiany lub odwołania.

Prowadzenie regularnych audytów plików
Tak samo ważne jak monitorowanie osób mających dostęp do plików jest monitorowanie samych plików. Akta, które są nieaktualne lub nieużywane powinny być usuwane jako środek ostrożności. Dzięki temu nie tylko oszczędza się przepustowość, ale także zapewnia się, że jedynymi dostępnymi plikami, które można udostępniać, są te, które są aktywnie potrzebne pracownikom do wykonywania ich pracy.

Minimalizacja błędów ludzkich
Chociaż istnieje wiele sposobów na lepszą ochronę plików za pomocą oprogramowania zabezpieczającego, najczęstszą przyczyną naruszenia danych pozostaje błąd ludzki. Podczas gdy niektóre naruszenia mogą być złośliwe, większość ludzkich błędów prawdopodobnie wynika z braku świadomości lub szkolenia w zakresie najlepszych praktyk. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku nieznanego oprogramowania.

Od tworzenia kopii plików i zmiany uprawnień dostępu do nich po udostępnianie haseł na wszystkich kontach - zapewnienie odpowiedniego szkolenia pracowników jest kluczowym krokiem w kierunku zapewnienia bezpieczeństwa udostępniania plików biznesowych online.

Ostatecznie ustanowienie bezpiecznej wymiany plików w ramach przedsiębiorstwa powinno zostać zintegrowane w ramach istniejącej polityki ochrony przed atakami cybernetycznymi, co pozwoli na całościowe funkcjonowanie narzędzi, a nie ich samodzielne stosowanie. Udostępnianie plików w chmurze jest najefektywniejszym rozwiązaniem w zakresie współpracy, ale ważne jest, aby wybrana usługa klienta odpowiadała codziennym i wymaganiom bezpieczeństwa Twojej firmy.

Nie jesteś pewien, który produkt antywirusowy jest odpowiedni dla Twojej firmy? Sprawdź narzędzie Avast Business Help Me Select, aby znaleźć najlepszą ochronę dla Twojej sieci i punktów końcowych.